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La
Contabilidad como Elemento de Control:
El
titulo de este comentario describe un hecho que muy pocos empresarios
pondrían en duda. Sin embargo, esos mismos empresarios, de PYMES en su gran
mayoría, no utilizan la contabilidad para sus tomas de decisiones ni como
elemento fundamental de control, con lo que, en este momento especialmente,
ponen a sus negocios en serio riesgo de quiebra.
La
empresa, y abarcamos con este término al comercio, la industria, los
servicios, etc., ha sufrido, en nuestro país, un cambio rotundo desde el
año 1990. Antes de la implantación, exitosa por cierto, de la ley de
convertibilidad, nuestra economía se manejaba en un contexto
permanentemente inflacionario. Esto provocaba que la información obtenida a
partir de la contabilidad no fuera de gran utilidad si no se la sometía a
una serie de recálculos muy complicados, y, a pesar de eso, inducía al
error en la mayoría de los casos.
La
estabilidad de nuestra moneda, que vivimos hace más de una década, tiene la
virtud fundamental de eliminar el impuesto inflacionario, que siempre hace
sentir su flagelo, especialmente, en la base de la pirámide
socio-económica. También tiene otra virtud, que no es vista como tal por un
importante sector de nuestro empresariado, y es que nos obliga a ser
eficientes para poder competir con el mundo, ya que la estabilidad no sería
posible sin la apertura de la economía.
Y
aquí es donde entra a jugar la contabilidad como elemento imprescindible
para el manejo de una empresa, cualquiera sea su tamaño.
En un
contexto inflacionario, que en nuestro país duró más de 40 años, al
empresario le bastaba con recorrer el negocio para verificar que no hubiera
caídas en los stocks y así mantener el valor de su patrimonio. Ahora debe
preocuparse de otras cosas: stocks mínimos, alta rotación, rentabilidad de
la inversión y máxima eficacia en cada uno de los sectores.
Todos
estos elementos, que una contabilidad eficiente brinda en forma exacta,
deben ser analizados, y, en base a ellos se tomarán las decisiones de
cambios de rumbo a fin de asegurar un crecimiento sostenido, o, en algunos
casos asumir la inviabilidad de ese negocio.
Se
podría objetar lo antedicho con el argumento de que una empresa pequeña no
podría sostener el gasto que significa una eficiente administración. Esta
afirmación, cierta hasta hace pocos años, se ha convertido en una falacia.
Porque hoy contamos con una herramienta, que usted, lector, maneja, ya que
pudo acceder por ella a este comentario, y que permite una eficiente
contabilización de cada una de las operaciones del negocio con un mínimo
gasto: la computadora.
Un
software eficiente permite que cada operación registrada repercuta
instantáneamente en la contabilidad, además de actualizar las existencias,
las cuentas corrientes de clientes y proveedores, los costos, y todos los
elementos necesarios para una eficiente administración.
Para
terminar este resumido comentario, y, teniendo en cuenta que usted pudo
leerlo accediendo a esta página por Internet, le sugiero se conteste la
siguiente pregunta: ¿ Puede informarle ahora su computadora el stock
valorizado actual de su negocio, la deuda total de sus clientes y la
antigüedad de la misma, el saldo de sus cuentas bancarias, las ventas
realizadas en cualquier período elegido de cada producto, la ganancia o
pérdida obtenida en un período determinado?
Si la
respuesta a alguno de estos cuestionamientos es NO, le sugiero reflexionar
al respecto.
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Cómo
Invertir en Información Tecnológica:
La
Planificación, una Actividad; el Presupuesto, una Herramienta:
¿Cuál es el concepto de la
planificación del presupuesto de IT?
El
concepto de planificación va ligado al de presupuesto en virtud de que el
segundo no es más que un instrumento del primero. En la actividad gerencial
y organizacional uno entra en la planificación de objetivos, metas,
proyectos, medidos en términos de un horizonte de ejecución en el tiempo.
Uno no planifica presupuestos. El presupuesto sale como una consecuencia de
haber realizado una labor de planificación corporativa en un área de
desempeño.
¿Es la Planificación una Herramienta
útil para el trabajo del IT Manager?
La
planificación y el presupuesto, el primero como una actividad y el segundo
como herramienta metodológica-técnica no sólo son
herramientas útiles sino indispensables para el gerente moderno. Si un
gerente, desea llevar adelante una labor con una minina probabilidad de éxito,
se deberá sentar a realizar el ejercicio de planificación . Se tendrá que
preguntar a donde desea estar a la finalización del período presupuestario
considerado. Establecer metas e indicadores claros de avance hacia esos
objetivos trazados. Para ello requerirá de unos recursos que deberán
ejecutarse en un horizonte de tiempo. Estos dos puntos deciden el éxito o
fracaso de la gestión ya que son ellos mismos los que planifican y
presupuestan el mantenimiento y crecimiento.
¿Cuáles son los factores que se deben
tomar en cuenta para la planificación?
Haciendo
abstracción de los problemas presupuestales, podemos decir que el factor
más importante que se toma en consideración a la hora del ejercicio de
planificación es el alto nivel de la calidad buscada del servicio que
debemos prestar. Esto define la tecnología que se debe aplicar a la
operación , define las inversiones que se deben ejecutar de acuerdo a un
plan con cada una de las áreas de servicio, define el nivel de
entrenamiento del personal de apoyo, define los planes de crecimiento del
sistema. El ejercicio de planificación es la piedra angular el ejercicio
presupuestario. Ahora bien, en
término de otros factores a tomar en consideración para la planificación,
siempre, a mi juicio, se debe mirar hacia la visión y misión de la
organización con el fin de no perder de vista que siempre es y será la
responsabilidad de los gerentes transformar en hechos concretos a través de
estas herramientas.
¿Cuáles son las destrezas con las que
debe contar un buen planificador?
Un buen
gerente es por naturaleza un buen planificador. Debe saber en todo momento
cuál es la contribución de su área de especialidad al objeto común de la
empresa en donde trabaja. Si tiene claro estos objetivos y valores, sabrá
el plan que tendrá que implementar en su área para contribuir a esos logros
comunes. Un error que frecuentemente cometen los gerentes de Tecnología es
hacer inversiones a sus empresas de grandes cantidades de dinero en
tecnología que luego no se revierten en los objetivos organizacionales
comunes, porque piensan como técnicos y tienen lo que se llama
"enamoramiento tecnológico" con las cosas que todos los días
salen en el mercado. Es responsabilidad de los gerentes de tecnología de la
información traspasar esos límites que nos impone la tecnología misma y
trascender a la empresa, en especial cuando son ellos los asesores
naturales de sus Juntas Directivas y principales ejecutivos en el manejo de
esas inversiones.
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